В части 15 статьи 4 Закона № 44-ФЗ говорится только о хранении документов, полученных заказчиком. Эти документы хранятся заказчиком не менее шести лет с момента начала закупки.
При обосновании НМЦК, помимо входящих документов, есть и исходящие – запросы на получение коммерческих предложений, прайс-листов, счетов и т.д. По хранению этих документов специальной нормы в Законе нет.
Анализ административной и судебной практики показывает, что нужно хранить все документы.
При сомнении в объективности расчета, например, когда коммерческие предложения очень похожи друг на друга, не содержат единичные цены, не содержат условия поставки, проверяющие запрашиваются и запросы заказчика. Если заказчик свои запросы предоставить не может, делается вывод об необоснованности НМЦК.
При этом контрольные органы, а затем суды опираются не только на Закон № 44-ФЗ, но также на Приказ Минэкономразвития от 02.10.2013 N 567 (запрос необходимо отправить пяти поставщикам) и Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (хранению подлежит вся переписка по осуществлению закупок). Именно эти акты упоминаются в постановлении 5-го ААС 21.03.2024 по делу № А51-15037/2022, когда заказчик получил отказ по апелляционной жалобе.
Как именно хранить переписку – регистрировать, распечатывать или хранить в электронном виде – внутреннее дело организации, но порядок в хранении должен быть.